Tjekliste til køb af værktøj til aftalehåndtering

Mange virksomheder har indset, at et værktøj til aftalehåndtering, såkaldt Contract Lifecycle Management, vil være værdifuldt for dem. De ønsker blandt andet at undgå automatiske fornyelser og at eliminere unødvendige udgifter, få bedre overblik over kommende forpligtelser, få en påmindelse i god tid inden genforhandlinger, mindske personafhængighed samt at budgettere hurtigere med mere nøjagtige prognoser.

Professionel forvaltning af virksomhedens aftaler skaber ikke bare håndgribelig økonomisk værdi og bedre styring og kontrol i virksomheden, hvilket værdsættes af både bestyrelsen og investorerne. Der sker også følgende: Når virksomheden er blevet en moden bruger af værktøj til aftalehåndtering, falder stressniveauet hos Chief Financial Officer (CFO), regnskabschef og controllere. De sparer tid på unødvendigt rutinearbejde og søgen efter kontrakter og giver CFO et bedre strategisk overblik.

Se også: Tjekliste: Er House of Controls løsninger noget for jer?

Hvordan vælger man mellem de forskellige værktøjer? Når man skal købe et værktøj til aftalehåndtering, vil man selvfølgelig opnå betydelige gevinster så hurtigt som muligt, uden at det kræver alt for meget oplæring. Men der er langt flere ting, du bør tænke på. Derfor har vi lavet en tjekliste med aspekter, som efter vores mening er vigtige at tage i betragtning, når I skal vælge værktøj:

1. Er løsningen brugervenlig?
En intuitiv brugergrænseflade med de felter, der er relevante for solid og langsigtet aftalehåndtering, er en god start. Bed om en demonstration – ikke kun af, hvordan man registrerer aftaler, men også hvordan man henter rapporter ud.

2. Hvilke brugermanualer og metoder til selvhjælp findes der?
Uanset hvor intuitiv og brugervenlig løsningen er, vil brugerne af og til sidde fast og have brug for hjælp. Mange synes, at det er givende at løse udfordringerne selv – gerne ved hjælp af pædagogiske brugermanualer eller filmklip. Bed om at se dem!

3. Findes der en operativ afdeling for kundesupport, som taler dit sprog?
Tænk, hvis du skulle samle et stort møbel fra IKEA uden brugsanvisning og ikke havde nogen til at hjælpe dig! Uanset om du skal i gang med at bruge et værktøj til aftalehåndtering, eller du har brug for support og yderligere oplæring undervejs, udnytter du tiden bedst, når du kan tale med en ekspert i brugersupport på dit eget sprog.

4. Er det krævende at komme i gang – og kan du få hjælp?
De fleste forstår værdien af et værktøj til aftalehåndtering, men har ikke den tid, som det tager at samle og registrere aftalerne første gang. Som nævnt ovenfor er et brugervenligt værktøj en god start. Er der også mulighed for automatisk scanning og tolkning af aftalerne? Har leverandøren eksperter, som kan stå for registreringen? Bed om tydelige svar på disse spørgsmål!

5. Hvordan lærer du best practice for aftalehåndtering?
Korrekt brug af et værktøj handler om mere end bare at kunne alle funktionerne udenad. Korrekt aftalehåndtering handler blandt andet om adfærd i organisationen og om at opnå de nødvendige ændringer uden at skabe frustration blandt kollegerne. Jo flere kunder og jo længere historie leverandøren har, desto større erfaringsgrundlag har leverandøren i forhold til kundernes måde at organisere arbejdet på – hvis de har hjulpet kunderne med best practice. Spørg, hvad I kan forvente af deres Customer Success Managers!

6. Kan værktøjet tilpasses og udbygges efter dine behov?
En moderne SaaS-løsning har et stort antal standardfunktioner, som er relevante uanset branche og virksomhedens størrelse. En softwareudvikler, der er fremme i skoene, imødekommer input fra kunderne ved at udvikle moduler til både bredere og mere nichepræget brug. Hvilke moduler findes der til de særlige behov, som I eventuelt har?

7. Er det en innovativ leverandør, som videreudvikler værktøjet?
Det, der er en god løsning i dag, opfylder sjældent forventningerne lige så godt i morgen. En solid softwareudviklers styrke viser sig blandt andet ved, at de løbende udvikler løsningerne med ny og brugerorienteret funktionalitet. Hvad med elektronisk signering af dokumenter og machine learning? Bed dem om at fortælle, hvordan løsningen har fået nye moduler og anvendelsesområder over tid?

8. Hvad siger andre om brugen af værktøjet?
Hvor mange andre bruger værktøjet? Hvor mange aktiver, aftaler og andre dokumenter er registreret? Stigende omsætning og kundetilgang er i sig selv betryggende, men det bør også være nemt at få referencer fra konkrete kunder. Spørg også om churn: Hvor stor en andel af sidste års brugere er holdt op med at bruge værktøjet?

9. Hvordan er datasikkerheden?
Din virksomheds aftaler, hvad enten det er med leverandører eller kunder, indeholder ofte forretningskritiske informationer, og det kan være strafbart, hvis de kommer på afveje. Derfor er det vigtigt at få tydelige svar på, hvor data lagres, hvordan sikkerheden testes, og hvilke samarbejdspartnere der benyttes.

10. Hvor solid er den virksomhed, I handler med?
Førsteklasses datasikkerhed, løbende forbedret funktionalitet og god kundesupport er aspekter, der tiltrækker flere kunder over tid. Men hvor godt er det økonomiske grundlag for den virksomhed, der sælger løsningen? Hvor afhængige er de af enkeltkunder? Hvor godt rustet er de til at håndtere den næste pandemi? Har de solide ejere i ryggen? Vælg at samarbejde med aktører, der har et langsigtet perspektiv!

11. Kan du få hjælp til at opfylde virksomhedens klimastrategi?
Flere og flere virksomheder har ikke bare et mål om at skabe vækst i indtægter og rentabilitet. De sætter også mål for ressourceforbrug og klimapåvirkning. For det meste er virksomhedens ressourceforbrug og udledning knyttet til aftaler, ordrer og leverancer. Intelligente værktøjer til aftalehåndtering giver jer håndfaste svar på den aktuelle status og hjælper jer med at forbedre fodaftrykket over tid.