CFOen i 07 Media om Complete Control: – Har alt du kan forvente af et værktøj indenfor aftale- og kontraktstyring

Der fleste virksomheder i Oslo-området som har et behov når det kommer til skilte, tryksager og digital synlighed, kender til firmaet 07 Media. Selskabet som har 220 ansatte og som blev etableret i 2007, er bygget op af en sammenslåning af flere førende virksomheder indenfor markedsføring, forlagsvirksomhed, grafisk produktion og design. Hovedkontoret ligger i Oslo men de har også afdelinger i både Kristiansand og Aurskog.

Nemt at starte som ny CFO
Det at være en stor virksomhed betyder som regel mange underleverandører og mange løbende kundeaftaler, fordelt på flere virksomheder og flere lokationer. Sådan er det også i 07 Media. Som nystartet Chief Financial Officer (CFO) kan det være vanskeligt at få overblik og kontrol over alle de aftaler og kontrakter som forpligter virksomheden og som definere de løbende udgifter som ligger de kommende måneder, kvartaler og år. Sådan var det ikke for CFO Inge Leirvik han han startede hos 07 Media i 2018.

– Min forgænger var en rigtig systematiker, som efterlod en fremragende central kontrol på tværs af organisationsstrukturen. Han havde orden og kontrol på alt, herunder også fuldstændig kontrol på alle aftaler og kontrakter mod diverse underleverandører. Det gjorde det for mig meget nemmere at forsætte forvaltningen af disse kontrakter og aftaler.

– Han havde valgt at bruge et værktøj som er virkeligt nemt og intuitivt at bruge. Det siger meget at jeg endnu aldrig har haft behov for at ringe til support og at jeg fra første dag har kunnet arbejde som bruger i systemet på egen hånd. De vigtigste stikord i forhold til hvad værktøjet giver os er: oversigt, struktur, kontrol og effektivitet, siger Leirvik. Værktøjet hedder Complete Control.

En fornøjelse for mig som CFO
CFO`en fortæller at værktøjet hurtigt viste sin værdi da de sent i 2018 skulle flytte deres hovedkontor fra Løren til Sandaker i Oslo.

– Vi havde en masse aftaler som var lavet i relation til vores tidligere kontorlokaler, for eksempel alarm, internet, strøm, forsikringer, kaffemaskiner osv. Ligeledes havde vi en del aktiver spredt rundt i organisationen. Disse havde min forgænger også lagt ind i Complete Control. Med et par tastetryk i Complete Control havde jeg fuldt overblik og kunne arbejde mig systematisk igennem alle de aftaler som nu skulle siges op eller genforhandles, ligesom jeg kunne lave en ny alarmstruktur på disse aftaler så jeg for fremtiden bliver varslet i forkant.

– Det er en fornøjelse for mig som CFO at kunne styre kontrakter og aktiver i Complete Control i stedet for at skulle lede i vores økonomisystem. I Complete Control ligger alle aftaler med vedhæftede dokumenter. Så du behøver ikke vide hvor de rent fysisk er placeret, hvornår de er indgået, eller hvilken type af aftale der er tale om. Alle aftalerne er nemme at finde i systemet.

Leirvik fortæller at værktøjet inderholder alt det man behøver for at kunne styre sine aftaler og kontrakter. Aftalebeløb, kontaktpersoner, kontraktsperiode, betalingsbetingelser, opsigelser med mere.

– Ikke nok med at det er nemt at komme i gang som bruger, så har du også et unikt overblik på dit eget dashbord og du kan nemt lave relevante rapporter. Det er et værktøj, som har en funktionalitet som er målrettet dig som arbejder med aftaler og kontrakter. Du kan næsten ikke gå galt i byen.

Bruges også til kundeaftaler
Indtil videre så bruger de fleste kunder værktøjet til at styre leverandørkontrakter og sådan noget som huslejekontrakter. 07 Media er blandt de kunder som også bruger løsningen til at håndtere de aftaler som de har med deres kunder.

– Værktøjet har hjulpet os med at standardisere vores aftaler, det gør det nemt for os at få overblik over komplekse aftaler og vi kan sætte alarmer op så vi sikre os at vi overholder alle frister i forhold til det vi har aftalt med kunden. På samme måde som vi styre vores leverandørkontrakter bidrager dette til at vi bliver mere forudsigbare, systematiske og bedre i mødet med vores kunder, slutter Leirvik.