Processer til god implementering af IFRS 16

De krav, der følger med IFRS 16, giver glimrende muligheder for at effektivisere økonomiafdelingen, siger en tysk IFRS-ekspert hos Cap Gemini. Her er hendes tips til en vellykket implementering.

“Processer er en stor udfordring i en IFRS 16-implementering, især fordi der er strengere krave til de processer i økonomiafdelingen, der er knyttet til kontrolmekanismer. En forkert konfiguration kan få konsekvenser for bogføringen og mindske regnskabets pålidelighed.”

Det skriver den tyske Cap Gemini-konsulent Jacqueline Schwär, som har mange års erfaring med at hjælpe klienter gennem IFRS-implementeringer. Hun ser fire typiske udfordringer, når virksomheder skal implementere kravene i IFRS 16:

1. Lokale variationer i processer, data og software. Dette gælder virksomheder med aktiviteter i flere lande med forskellige regulatoriske krav, for eksempel opbevaring af kontrakter og informationsflow. Det gør det sværere at etablere en fælles og harmoniseret præsentation af leasingaftaler.

2. Adgang til relevante og nøjagtige data. Forskellige værktøjer til håndtering af kontrakter i forskellige dele af en koncern skaber usikkerhed om formater og datakvalitet. Jo flere databaser, der skal vedligeholdes, desto større bliver udfordringerne.

3. Nye afstemningsbehov. Fakturaer, der vedrører IFRS 16-relevante kontrakter, skal identificeres, hvilket øger arbejdspresset på regnskabsafdelingen.

4. Standardisering af processer med eksterne kilder. Et eksempel er bilparken, hvor de centrale leasingdata kommer fra leverandører. Leverer de dataene i det format, som I skal bruge?

Schwär anbefaler virksomheder, at de sammensætter et centralt implementeringsteam bestående af personer med viden om særlige lokale forhold og krav. Teamet identificerer de største fællesnævnere for at anvende dem som grundlag for en harmoniseret proces i koncernen med mulighed for lokale tilpasninger.

Der bør også etableres en proces, som sikrer, at regnskabsafdelingen får korrekt information. Regnskabsafdelingen bør kun modtage kildedata fra ét globalt system, som er tilpasset forvaltning af leasingkontrakter. Denne løsning vil også medføre, at virksomheden bedre kan følge op på kontrakterne centralt og lokalt.

Schwär anbefaler, at man som virksomhed indfører en fælles håndteringsproces for hver enkelt type leje- eller leasingaftale. Det sikrer konsekvent håndtering i regnskabssystemet. Hun anbefaler specifikt, at der er en separat proces for leasingkontrakter på biler.

Hun mener, at kravene i IFRS 16 er en glimrende mulighed for at implementere smartere arbejdsmetoder i økonomiafdelingen, for eksempel ved at man implementerer software, som sparer tid, forenkler processer og øger præcisionen.
House of Control har udviklet en løsning, som hurtigt og nøjagtigt løser de nye IFRS-krav til rapportering af leje- og leasingkontrakter. Løsningen omfatter alle relevante forhold, for eksempel overgangsregler, krav til regnskabsnoter, beregning af brugsret, lejeforpligtelser og lejebetalinger.