5 greb der reducerer personafhængighed (før ferien)

Er I sårbare, hvis bestemte medarbejdere ikke kommer tilbage efter ferien? Sådan reducerer du personafhængigheden med en håndfuld enkle greb før sommeren.

Navnlig mindre virksomheder, men også større, er sårbare, når nøglepersoner stopper. Der opstår en stor grad af personafhængighed knyttet til kontakter, hvordan de arbejder, hvad de har gjort, kundekontakter og alle aftalerne, de har indgået på vegne af virksomheden.

Denne artikel er først og fremmest tiltænkt mindre virksomheder, der indtil videre ikke har investeret tungt i virksomhedssystemer. Her følger fem enkle greb, hvis du vil reducere sårbarhed og personafhængighed:

1. Fælles kontaktregister
Det er virksomheden, der ejer de kontakter, som sælgere og kundevendte medarbejdere – eller indkøbere for den sags skyld – taler med på vegne af virksomheden. Har I et CRM-system, er et fælles kontaktregister en selvfølge, forudsat at de ansatte bruger CRM-systemet, som de skal. Alle andre bør som minimum registrere deres kontakter i et regneark.

2. Beskriv arbejdsmetoder
Næsten uanset hvilke opgaver, de ansatte i virksomhedens udfører, så udfører de dem typisk bedre måned for måned. Metoderne, der anvendes og forbedres, er naturligvis virksomhedens ejendom, og de får større værdi, jo hurtigere og bedre opgaverne bliver løst. Brug derfor ressourcer på at dokumentere arbejdsmetoderne. Beskrivelse af arbejdsmetoderne er en god forsikring den dag, en kollega af forskellige årsager skal erstattes.

3. Fælles sted for kundeleverancer
Ligger arbejdet, der udføres for kunderne – eller dokumentationen af arbejdet – i sendte elementer i kollegaens e-mailprogram? At få adgang til den ansattes e-mails kan være juridisk krævende, og selv om du har adgangen, er det ikke nogen let opgave at finde det, du leder efter. Vi skal ikke komme med anbefalinger af software her, men vil sige, at det skal være både godt prissat, let tilgængeligt og enkelt at tage i brug.

4. Fælles indbakke for vigtige kunder
I forlængelsen af forrige punkt – og også noget, der er enkelt at sætte på – er fælles e-mail for vigtige kunder. Lad al kommunikation gå til samme indbakke og så ofte som mulig fra samme e-mail. Det gør alting meget enklere, hvis en medarbejder stopper, navnlig hvis det foregår lidt brat.

5. Registrér alle aftaler
Nordiske virksomheder er mestre i at fokusere på kerneaktiviteterne. Det resulterer ofte i et stort antal underleverancer, som gør det nemt at skalere disse leverancer og stille krav til kvantitet, kvalitet og service. Jo flere leverancer, desto vigtigere er det med central styring af kontrakterne, der regulerer leverancerne. Uden en sådan kontrol risikerer I automatisk fornyelse uden genforhandling, og det kan resultere i flere leverancer til virksomheden end strengt nødvendigt.

Vil du høre mere om, hvad I kan gøre for at blive mindre sårbare, når nøglemedarbejdere stopper? Tag kontakt til House of Control i dag!