Sådan opnår I den optimale implementering af Complete Control

Customer Success-teamet hos House of Control har hjulpet hundredvis af private og offentlige virksomheder med at skabe sig et overblik over deres aftaler og forpligtelser. Her er deres bedste tips til, hvordan du som kunde kan komme endnu bedre fra start.

Complete Control er en cloudbaseret softwareløsning, hvor virksomheden registrerer aktiver, aftaler og andre forpligtelser. Brugerne får et hurtigere og bedre overblik over udgifterne, langt bedre rapporteringsmuligheder, hurtigere budgettering og, ikke mindst, lavere omkostninger, i og med at man kan identificere og opsige aftaler, der ikke længere er relevante.

Customer Success-teamet hos House of Control hjælper kunderne i opstartsfasen. De har oplevet, hvordan visse kunder hurtigere får fuldt udbytte af at anvende Complete Control. Her får du deres tips til, hvordan alle kunder kan få hurtigere og større glæde af løsningen.

1. Inkluder medarbejdere fra flere afdelinger i teamet
Jo større andel af virksomhedens aktiver, aftaler og forpligtelser, der registreres i Complete Control, desto mere får man ud af at bruge løsningen. Når flere personer fra flere afdelinger deltager i opstartsfasen, vil det skabe en gensidig forpligtelse til at tage løsningen i brug. Husk, at det ikke kun er it-afdelingen, der indgår aftaler. Eller HR-afdelingen, indkøbsafdelingen, salgsafdelingen … Få flere med på vognen!

2. Skab forankring hos ledelsen
Det kunne sagtens have været det første punkt, men i praksis kan vi se, at mange af vores kunder først på et (lidt) senere tidspunkt overbeviser beslutningstagerne i den øverste ledelse om, at virksomheden nu skal inkludere alle aktiver og/eller aftaler og forpligtelser i Complete Control. Flere deltagere i projektet skaber uformelle forpligtelser og engagement, men forankring i den øverste ledelse etablerer den formelle autoritet.

3. Udpeg en tydelig projektleder
Vælg en projektleder, som trives med at have mange bolde i luften, som kommunikerer godt på tværs af organisationen, som evner at få andre til at engagere sig, og som brænder for at skabe bedre overblik i aftalejunglen.

4. Vær tydelig med de forskellige roller i opstartsfasen
I praksis består den første del af arbejdet i at indsamle kontrakter fra hele virksomheden. Hvem skal have ansvaret for dette? Er der flere, der skal lægge kontrakter ind i systemet? Jo flere, der kan bruge løsningen, desto flere vil se fordelene og lære at hente rapporter ud af systemet. Hos House of Control er vi modstandere af personafhængighed – det er jo noget af det, som Complete Control er med til at eliminere, når aftaler centraliseres. Tydelige roller bidrager til at reducere personafhængigheden.

5. Afsæt den nødvendige tid, og udarbejd en køreplan
Når de fire foregående punkter er på plads, er det nemmere at implementere en forpligtende køreplan. Men det sker stadig, at kunder udskyder opstarten og/eller sætter udrulningen på pause undervejs. De mest tilfredse kunder er dem, der afsætter tilstrækkelig tid i opstartsfasen og hurtigt kommer “i drift”.

6. Identificer de lavthængende frugter
Der findes mange eksempler på, at der er utilstrækkelig kontrol med aktiver, aftaler og forpligtelser på tværs af afdelinger. Find frem til de største aftaler og dem, der udløber om kortest tid. Det giver meget hurtigt en følelse af kontrol, og når de første notifikationer om udløbende aftaler vises, får de fleste en aha-oplevelse og indser fordelene ved at bruge Complete Control.

Er I klar til at komme i gang?