Sådan fik Brandsdal kureret sin “allergi” mod automatisk fornyelse af aftaler

Mode- og kosmetikkoncernen Brandsdal Group er “hyperallergisk” over for aftaler med automatisk fornyelse. Nu giver Complete Control-løsningen koncernen med 800 millioner kroner i omsætning og 200 ansatte fuld tryghed for, at ingen aftaler bliver forlænget utilsigtet.

Brandsdal Group, med hovedkontor i den norske sørlandsperle Kristiansand, har oplevet en eventyrlig vækst i de seneste 15 år. Mest kendt – og vigtigst for omsætningen – er Blivakker.no og Cocopanda. Førstnævnte er Norges førende netbutik inden for kosmetik og hårpleje, mens Cocopanda er deres tilsvarende satsning i Europa.

Med 800 millioner kroner i omsætning og 200 ansatte siger det sig selv, at koncernen har mange aftaler og underleverandører. Ud over netbutikkerne med hårpleje og kosmetik har de også Netthandelen.no, koncernadministration, et ejendomsselskab og et investeringsselskab.

Personafhængighed og uønskede aftaleforlængelser
– Vi havde en todelt problemstilling i forhold til at holde styr på alle vores aftaler, siger CFO Kolbjørn Ertzeid. – For det første handlede det om kombinationen af lagringsmetoder og de ansattes ændrede roller i vores virksomheder. Når nogen stoppede eller fik nye stillinger, blev det udfordrende at følge op på de indgåede aftaler. Vi ledte efter en smart løsning på denne personafhængighed.

– For det andet havde vi problemer med automatisk forlængelse af løbende aftaler. Hver for sig var disse aftaler ikke så store målt i kroner og øre, men især for en CFO er det utroligt frustrerende ikke at have fuld kontrol over dem. Og sammenlagt var der jo tale om betydelige beløb, siger CFO’en.

Lidt arbejde, nye vaner og bedre aftalearkiv
Ertzeid fortæller, at et godt overblik over og kontrol med disse løbende aftaler medførte en hurtig og målbar return on investment (ROI), efter af Brandsdal Group begyndte at bruge Complete Control i koncernen.

– Ja, det krævede lidt arbejde at lægge aftalerne ind, og hvis du ikke siger det til nogen, kan jeg røbe, at vi stadig har nogle få gamle aftaler, der ikke er blevet lagt ind endnu. Nu har vi dog fået bedre vaner, så alle nye aftaler, der bliver indgået, lægges ind i systemet. Det betyder, at aftalearkivet hele tiden bliver bedre, og at personafhængighed er en saga blot. Det er også praktisk at få knyttet relaterede aftaler bedre sammen, for eksempel serviceaftalen til en gaffeltruck.

Tryghed med et enkelt værktøj
Complete Control giver en betydelig tryghed i hverdagen, siger Ertzeid:

– Vi har ligesom alle andre virksomheder nogle ansatte, der er mere strukturerede end andre. Med Complete Control bliver det enkelt for alle vores ansatte, som forvalter aftaler med leverandører, at holde styr på udløbstider og andre vigtige aspekter af aftalerne. De får påmindelser via e-mail. Hvis de overser dem, kommer der flere varsler, og til sidst bliver jeg ringet op. Det er, hvad jeg kalder en vandtæt beskyttelse mod uønskede aftaleforlængelser.

– En af styrkerne ved Complete Control er, at det er et enkelt værktøj. Det kræver ingen oplæring at tage det i brug. Og de få gange, hvor vi har haft brug for hjælp, har vi fået både hurtig og god support fra vores faste kontaktperson hos House of Control. Kudos til Jompe Dehs-Thomas!