8 grunde til, at regneark er dårlige til håndtering af aftaler

Bruger I regneark til at holde styr på virksomhedens vigtigste kontrakter? Det er ikke alle, der synes, at det fungerer lige godt. Her er 8 “hovedpiner”, som vi ofte hører om, når vi er ude hos nye kunder.

1. Manglende overblik
Når du bruger regneark til at registrere virksomhedens aftaler, er det svært at holde styr på dem centralt. Problemet kan for eksempel være noget så lavpraktisk, som at der findes flere forskellige versioner af regnearket, hvilket gør det vanskeligt at sikre, at informationen i hver enkelt fil er opdateret og korrekt.

2. Ingen arkivløsning
Selvom I formår at holde et regneark opdateret, er programmet ikke specielt velegnet til at gemme kontrakterne i. Jo større virksomheden er, desto større er sandsynligheden for, at aftalerne er gemt mange forskellige steder i virksomhedens digitale økosystem.

3. Manuelt arbejde er en fejlkilde
Aftalehåndtering i regneark kræver manuel vedligeholdelse, og indtastning af data i regnearket er en potentiel fejlkilde.

4. Normal brug udgør et sikkerhedsproblem
Hvis regneark skal fungere bare nogenlunde som et arkiv for aftaler, forudsætter det, at dokumentet deles på tværs af afdelinger. Det indebærer, at flere personer end nødvendigt og ønskeligt får adgang til virksomhedens mest følsomme kontrakter. Regneark bliver dermed hurtigt et sikkerhedsproblem.

5. Ingen sømløs integration med aftalernes livscyklus
Når en aftale udløber, er det som regel et godt tidspunkt at genforhandle aftalevilkårene. Og hvis I ikke længere har brug for aftalen, er det på tide at få den opsagt. Det er en del af indkøberens ABC. Der er ikke umiddelbart nogen funktion i et regneark, der varsler dig om, at en aftale er ved at udløbe og kræver handling.

6. Træg rapportering
Hvor mange biler har virksomheden leaset? Hvornår skal huslejeaftalerne for butikkerne i Sverige fornyes? Hvor meget koster det at afslutte virksomhedens outsourcede it-leverancer? Hvor store er næste års indtægter fra retainer-aftaler? Vi siger ikke, at Excel ikke kan give dig svar på disse spørgsmål, men i dag findes der værktøjer, som er specialtilpasset til rapportering af aftalernes regnskabsmæssige betydning.

7. Ikke tilpasset IFRS
IFRS 16 pålægger virksomheder at indregne de fleste større leje- og leasingaftaler i balancen. Beregningen af forskellige poster i regnskabet sker ikke af sig selv i et regneark. Det gør opfølgningen næste år heller ikke – og heller ikke året derpå.

8. Personafhængighed
Et regneark, som er opbygget og tilpasset efter virksomhedens særlige behov for aftalehåndtering, vil per definition være afhængigt af den person, der har lavet regnearket. Ingen ønsker, at adgangen til virksomhedens samlede forpligtelser og løbende indtægter skal afhænge af bestemte personer.

Heldigvis findes der robuste værktøjer til håndtering af virksomhedens kontrakter, uanset om de vedrører kunder eller leverandører. Complete Control er et værktøj, der løser alle de nævnte svagheder ved et regneark. Vil du vide mere om, hvordan det kan hjælpe din virksomhed?