Fuldt overblik over samtlige aftaler i fem virksomheder

Med fleksible og flotte vægge skaber Modulvegger AS orden på kontorer i hele Norge. Læs her, hvordan de selv skabte orden i deres aftalejungle.

– I de seneste dage har jeg makuleret en masse papirer. Når man har arkivansvaret for leverancer til fem virksomheder, er det klart, at der genereres en hel del papir, siger koncerncontroller og it-ansvarlig Laila Karlsen fra Modulvegger Oslo AS.

Hvis du arbejder på kontor, er der stor sandsynlighed for, at du har set produkter som dem, Modulvegger producerer, sælger og leverer i Norge. På den moderne fabrik i Åmot nord for Oslo, hvor Drammenselven bliver beriget med vand fra Tyrifjorden, produceres virksomhedens velkendte glasvægge.

Langt bedre overblik
Karlsen arbejder på hovedkontoret i Ensjø i Oslo. Ud over aftalerne fra fabrikken og hovedkontoret skal hun også holde styr på afdelingerne i Oslo, Trondheim og Sarpsborg. I løbet af de seneste måneder har hun lagt næsten 200 aftaler ind i Complete Control, som er en skybaseret løsning til registrering af løbende aftaler.

– Jeg lægger samtlige aftaler ind i systemet: it-kontrakter, huslejeaftaler, el-forsyningsaftaler, telefonabonnementer, alarmaftaler, forsikringer, sponsoraftaler, kopimaskiner og meget mere. Allerede nu kan jeg se, at det giver mig et langt bedre overblik end papir og vedhæftninger i e-mails, siger Laila.

Hun lægger også gamle og afsluttede aftaler ind, så hun lettere kan sammenligne priser med nuværende leverancer og fremtidige tilbud.

Rod var dyrt og stressende
– Der er ingen tvivl om, at det var både stressende og dyrt at arbejde, som vi gjorde tidligere. Vi brugte alt for meget tid på at lede efter aftaler, som vi nu kan finde med nogle få tastetryk. Aftalerne blev indscannet, og vi skulle selv huske at oprette påmindelser om opfølgning i kalenderen. Nu får vi automatiske varslinger fra Complete Control. Konsekvensen af den træge opfølgning var, at vi ufrivilligt fornyede aftaler, som var dyre og/eller ikke længere var relevante for Modulvegger.

– Hvordan gik det med at tage softwaren i brug?

– Jeg oplevede, at det var intuitivt og enkelt. I det omfang jeg havde behov for hjælp, fik jeg omgående al den nødvendige assistance fra vores kontaktperson hos House of Control. Tilføjelsen af aftaler er selvfølgelig en investering målt i tid, men jeg kan se, at det vil betale sig ved give et bedre overblik, mindre spildtid på at lede, hurtigere adgang og bedre opfølgning. Som koncerncontroller kan jeg også se, hvor hurtigt vi nu kan få samtlige løbende udgifter ind i budgettet.

Mindre personafhængigt
– Hvad er det næste, I vil lægge ind i Complete Control?

– Vi vil gerne opnå et bedre overblik og mindre personafhængighed i forhold til de biler og værktøjer, som vores cirka 70 projektledere og montører anvender. Tag nu for eksempel værktøjet: Det har en samlet værdi på flere hundredetusinde kroner. Der er god økonomi i at vide, nøjagtigt hvad vi har, og hvem der har det, så vi kan undgå unødvendige dobbeltkøb. Der er også god økonomi i at have overblik over garantitiden for hvert enkelt værktøj. Og så er der ikke mindst god økonomi i at sikre, at vi får værktøjet tilbage fra medarbejdere, der stopper hos os.

Book en demo!
Vil du have en demonstration af, hvordan Complete Control kan forbedre økonomistyringen og kontrollen i din virksomhed?