Sådan håndterer Elkjøp 400 lejekontrakter

Elkjøp Nordic lejer 400 butikslokaler over hele Norden for en milliard norske kroner om året. Sådan holder koncernen bag Elgiganten og Elkjøp styr på lejekontrakterne.

Der er gået nogle årtier og solgt flere millioner vaskemaskiner og fjernsyn, siden 33 uafhængige norske købmænd slog sig sammen og blev til Elkjøp i 1962. Nu ejes kæden af britiske Dixons Carphone, en af verdens største aktører inden for elektronik.

400 butikker over hele Norden, med navne som Elgiganten i Sverige og Danmark og Elkjøp i Norge, omsatte for næsten 35 milliarder norske kroner i fjor. Project Manager Tom Espen Eide hos Elkjøp Nordic har ansvaret for alle 400 huslejekontrakter.

Personafhængig og dårlig kontrol
Han har kontrol med selve dokumenterne, huslejeomkostninger, udløbstider, bygningsejere – kort sagt alt, der hører ind under hvert enkelt huslejeforhold. Da dette er skrevet til nyhedsbrevet for House of Control, giver det ikke nogen præmie at gætte, hvilket dataværktøj han bruger for at bevare overblikket. Men hvordan var det før?

– Vi brugte Excel. Det fungerede sådan nogenlunde, da vi havde relativt få huslejekontrakter, men med koncernens udvikling blev det efterhånden både uhåndterligt og fuldstændig uforsvarligt, siger Eide.

– Regnearket blev snart utrolig komplekst med stadig flere nye kolonner, og det var vanskeligt at søge i og finde informationer. Det var også svært at tilknytte dokumenter, som for eksempel kontrakterne. Derefter begyndte fejlene at dukke op. Og efterhånden var der kun én person, der rigtig kunne håndtere det.

Konsekvensen var lav kontrol og et system, der skabte sin egen kompleksitet og en høj grad af personafhængighed. Det kunne også få finansiel betydning:

– I en stor handelskoncern gennemføres der fra tid til anden due diligence, og i detailhandelen er huslejeaftalerne selvsagt del af værdiansættelsen, siger Eide.

Længe ventet kontrol
For nogle år siden tog Elkjøp Nordic løsningen fra House of Control i brug på koncernniveau. Han siger, at Complete Control løser alle de underliggende udfordringer, der ligger i at forvalte en stor portefølje af huslejekontrakter.

– 400 huslejekontrakter og en milliard norske kroner i husleje indebærer i sig selv en risiko for koncernen. Det er vigtigt, at alle de kontrakter, vi ønsker at beholde, bliver fornyet eller genforhandlet. Med så mange kontrakter skal arbejdet effektiviseres, ellers kan nedbrud i værste fald koste os millioner.

– Jeg bruger Complete Control mere eller mindre dagligt for at se på forskellige lejekontrakter. Det er en løsning, der er intuitiv at bruge og som giver mig et godt overblik. Jeg ser egentlig ikke, at porteføljen kunne håndteres på andre måder end ved at bruge et værktøj af typen Complete Control, slutter Eide.