Reference Konkurransetilsynet

Sådan effektiviserer Konkurransetilsynet sin aftalehåndtering

Med Complete Control slipper den norske konkurrencestyrelse, Konkurransetilsynet, for manuel og tidskrævende opfølgning på aftaler. Automatiske notifikationer sikrer bedre rutiner for offentlige indkøb, og medarbejderne får større nytte af de indgåede aftaler.

 

“At fremme konkurrence, som er til fordel for forbrugere og erhvervsliv”. Det er den samfundsopgave, som Konkurransetilsynet med hovedkontor i Bergen er blevet tildelt. Visionen er intet mindre end at opnå “velfungerende markeder”.

 

Ligesom enhver anden virksomhed – privat eller offentlig – er Konkurransetilsynet afhængigt af leverancer fra diverse eksterne parter for at kunne udføre sin samfundsopgave og nærme sig visionen. Det kan handle om alt fra husleje og forretningsrejser til it-udstyr og bredbånd og meget mere.

 

Controller Alf Jarle Albertsen er myndighedens øverste ansvarlige for offentlige indkøb. Det er hans job at følge op på de indkøb, der foretages i aftaletiden. Kender medarbejderne til aftalen? Skal den fornyes, når den udløber? Skal opgaven udbydes i licitation igen?

 

– Konkurransetilsynet gemmer alle aftaler i sags- og arkivsystemet, som vi skal. Dette system indeholder dog ingen funktioner til opfølgning på aftalerne, hverken i forhold til tid eller til at knytte aftalerne til personer, siger han.

 

Tidligere har han selv fundet på løsninger til disse udfordringer, først og fremmest i form af tabeller oprettet i Excel. – Ja, overblikket var der, men i praksis havde vi store problemer med opfølgning og med at give besked til de aftaleansvarlige og brugerne af aftalerne.

 

Albertsen siger at Complete Control spiller godt sammen med sags- og arkivsystemet:

 

– Aftalerne er stadig kun gemt ét sted, men fra Complete Control har vi links til hver enkelt aftale i sags- og arkivsystemet. Samtidig får vi besked i god tid, inden aftalerne udløber, og vi bestemmer selv tempoet for rykkere, og hvem der skal se aftalerne.

 

Complete Control er også med til at sætte medarbejderne ind i aftalerne, eftersom de har læserettigheder til aftalerne. Det har en positiv afsmitning på den enkelte medarbejder: Når de er klar over, hvilke aftaler de kan gøre brug af, får de mere ud af vores eksterne leverancer.

 

– Hvad kan du fortælle om overgangen, fra I havde underskrevet kontrakten med House of Control, til I var i gang med løsningen?

 

– Det var en positiv og professionel oplevelse at komme i gang med løsningen. Projektmedarbejderne fra House of Control gjorde det enkelt for mig at tilføje eksisterende aftaler fra vores system. Samtidig fulgte de mig tæt, hvilket indebar, at jeg hurtigt indså, hvilken værdi det skaber for både mig og Konkurransetilsynet generelt, siger Albertsen.