Excel — uegnet til aftalehåndtering

I nogle sammenhænge er Excel et fint værktøj. Kontraktstyring, aftalehåndtering og arkivering er ting, som Excel sjældent løser på en god måde.

Hvis du udelukkende anvender en hammer, vil alle problemer ligne søm. Når vi opdaterer det gamle ordsprog, så det passer til en digital hverdag, kan vi for eksempel sige: Hvis du bruger Excel længe nok, bliver alle opgaver forsøgt løst med et regneark.

Her følger ingen kritik af Excel — dette udmærkede, kraftfulde og brugervenlige værktøj er i sandhed kontorets ”multi-tool”. Vi mener blot, at ikke alle udfordringer er egnede til at blive løst med Excel.

Fire grunde til, at Excel er uegnet til Contract Management

Håndtering af aftaler er blandt de opgaver, Excel ikke håndterer, som aftaler bør håndteres i en professionel og omkostningsbevidst organisation. Her er fire grunde til det:

  1. Excel følger ikke med i timen for dig I. Aftaler har som regel vigtige datoer vedrørende opsigelse og genforhandling. Dette betyder, at du har løbende aftaler, som du ikke har behov for.
  2. Excel følger ikke med i timen for dig II. Mange aftaler inkluderer flere forretningsmæssige vilkår, som må overholdes, for at din virksomhed kan opfylde alle forpligtelser.
  3. Excel er ikke et dokumentarkiv. Hvor er de forskellige versioner af aftalen? Og hvad er de aftalte priser? Tid og rod bliver til mange penge, når du skal bruge flere timer på at grave dig igennem virksomhedens servere og mapper.
  4. Excel-filen kan blive skadet af både virus, brand og vand. Er filen lagret i skyen, på en server eller en laptop? Vi snakker henholdsvist OK, værre, værst.

Vi ville i stedet vælge et værktøj, som er skræddersyet til din virksomhed, så du kan få mest ud af dine aftaler. Et værktøj som kommer med alarmer, når vigtige datoer nærmer sig, som beder om bekræftelse på, at jobbet er færdiggjort, og som lagrer det hele på en sikker måde i skyen.

Bestil en demo med oss i dag!